Privacy Statement

29/07/2021

Je leest de privacyverklaring van KOO. Hierin wordt omschreven hoe er met jouw persoonlijke gegevens wordt omgegaan die worden verzameld door KOO.

Dit Privacy Statement is van toepassing op alle activiteiten (inclusief de activiteiten via de website) van KOO. Dit Privacy Statement geeft per onderwerp de meest relevante informatie.

Als je een dienst van ons afneemt, een zakelijke relatie met ons hebt, uit interesse onze website bezoekt of reageert op onze sociale media uitingen, dan hebben wij bepaalde gegevens van je nodig. Het is daarom goed dat jij weet wat daarmee gedaan wordt en hoe je jouw wensen rondom jouw gegevens kan aangeven. Daarover gaat deze verklaring.

KOO gaat op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens om en leeft de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) na.

In dit Privacy Statement informeren wij je over de doeleinden waarvoor persoonsgegevens verwerkt worden, hoe je jouw privacy rechten kunt uitoefenen en overige informatie die van belang kan zijn. Onder verwerken wordt onder andere verstaan: verzamelen, wijzigen, verwijderen en opslaan.

Als je je niet prettig voelt omtrent het gebruik van jouw gegevens door KOO, neem dan gerust contact op.

KOO, gevestigd aan Prinsegracht 27, 2512 EW Den Haag, Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
https://koo.nl/
Prinsegracht 27,
2512 EW Den Haag
070 707 1722

Dhr. Bots is de Functionaris Gegevensbescherming van KOO. Hij is te bereiken via info@koo.nl

Identiteit van de onderneming

KOO organiseert kunstonderwijs in Den Haag en omgeving. Wanneer er in deze privacy verklaring gesproken wordt over ‘wij’ of ‘ons’ dan refereren we aan Kunst Onderwijs Organisatie KOO, de verantwoordelijke verwerker van persoonsgegevens.

Van wie verwerkt KOO persoonsgegevens?

KOO verwerkt (persoons)gegevens die jij ter beschikking hebt gesteld, maar we verwerken ook persoonsgegevens via derden voor zover dat in overeenstemming is met de wet. We verwerken gegevens van verschillende categorieën van betrokkenen. Dit zijn:

  • Klanten
  • Cursisten
  • Sollicitanten, stagiaires en vrijwilligers
  • Externe leerkrachten en docenten
  • Leveranciers
  • Zakelijke partners
  • Bezoekers van de website

Welke persoonsgegevens verwerkt KOO?

KOO verwerkt voor diverse doeleinden, verschillende persoonsgegevens. De meest voorkomende gegevens zijn:

  • NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
  • Telefoonnummer
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • E-mailadres
  • Bankrekeningnummer (IBAN)
  • VOG
  • Zakelijke gegevens (KvK-nummer, btw-nummer)
  • Interactiegegevens (bijvoorbeeld cookies of informatie die wordt ontvangen wanneer je contact opneemt met ons)
  • Beeld- en geluidsmateriaal
  • Surf- en klikgedrag

Voor welke doeleinden verwerkt KOO jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens kunnen voor verschillende doeleinden verzameld worden door KOO. Hieronder vind je een opsomming van activiteiten waarbij wij jouw persoonsgegevens verwerken en het doel hiervan. Alle gegevens worden alleen verwerkt met jouw uitdrukkelijke toestemming dan wel ter uitvoering van de overeenkomsten die worden aangegaan, dan wel omdat verwerking noodzakelijk is om jou in contact te brengen met potentiële relaties of partners.

KOO – cursussen
Wij bieden creatieve cursussen aan. Voor de totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten met cursisten vragen wij je om een inschrijfformulier in te vullen. Daarin wordt naar de benodigde gegevens gevraagd om de cursusinschrijving te voltooien, je naam, e-mailadres en adresgegevens. Deze gegevens worden tevens gebruikt voor relatiebeheer en marketing, het evalueren van de activiteiten en dienstverlening.

KOO – onderwijs
KOO verzorgt professioneel kunstonderwijs op scholen in en om Den Haag. Voor de totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten met scholen, relatiebeheer en marketing, evalueren activiteiten en dienstverlening hebben wij gegevens nodig. Voor de totstandkoming van overeenkomsten met scholen hebben wij de naam, functie en professionele gegevens van een contactpersoon nodig. Voor de uitvoer van lessen vragen wij van onze docenten de persoonsgegevens en een VOG verklaring.

KOO – Maatschappelijke Projecten
KOO maakt zich samen met haar partners sterk om kunstonderwijs beschikbaar te maken voor álle inwoners van Den Haag. Voor de totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten, relatiebeheer en marketing, evalueren activiteiten en dienstverlening hebben wij contactgegevens nodig. Enerzijds de contactgegevens van eventuele partners, anderzijds de gegevens van deelnemers. In dat laatste geval delen wij wanneer nodig deze contactgegevens met onze partners waarmee wij onze projecten organiseren/uitvoeren.

Nieuwsbrieven
KOO verstuurt via e-mail nieuwsbrieven. Voor het versturen hiervan maken wij gebruik van een mailinglijst. Hierin wordt jouw naam en e-mailadres verzameld wanneer jij je mondeling of schriftelijk aanmeldt.

Contact opnemen via websiteformulier
Wanneer je middels ons contactformulier contact opneemt, worden jouw gegevens verzameld. In dit formulier wordt echter alleen gevraagd om benodigde gegevens om een dienst aan te kunnen bieden; je naam, e-mailadres en projectomschrijving.

Webanalyse en Cookies
De website van KOO verzamelt jouw gegevens om de website te verbeteren. Dit gebeurt via Google Analytics. Deze gegevens zijn anoniem en zijn dus niet gebonden aan jouw persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan informatie zoals jouw klikkeuzes en duur van je pagina bezoek. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie. U treft ook het privacybeleid van Google Analytics hier aan.

KOO heeft Google geen toestemming gegeven om via KOO verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

Algemeen
Voor de volgende administratieve activiteiten kunnen wij je vragen om jouw gegevens te delen:
– Werving en selectie van nieuwe medewerkers
– Klachtenprocedures
– Financiële administratie
– Archivering
– Accountantscontrole
– Uitvoering van een overeenkomst.

Gebruik van beeldmateriaal (foto’s en films)

KOO laat regelmatig reportages maken van cursussen, lessen, voorstellingen en uitvoeringen. Deze foto’s en films kunnen gebruikt worden voor publiciteitsdoeleinden van KOO.

Via een vrijwaringsverklaring vragen wij je akkoord te geven voor het maken en gebruiken van beeldmateriaal. Het is te alle tijden mogelijk om de eerder getekende vrijwaringsverklaring in te trekken. Je kunt dit kenbaar maken per mail (info@koo.nl).

Tijdens evenementen of andere openbare gelegenheden die KOO organiseert of waar KOO opnames maakt, informeren wij de aanwezigen over beeld- en geluidopnames die worden gemaakt.

Kinderen

Voor het verwerken van persoonsgegevens van kinderen (tot 16 jaar) gelden in de AVG aparte regels. KOO verwerkt enkel persoonsgegevens van kinderen voor het kunnen uitvoeren van de overeenkomst of beeldmateriaal voor publiciteitsdoeleinden (met toestemming). KOO gaat geen overeenkomsten aan met minderjarigen.

Geven en intrekken van toestemming

Voor het uitvoeren van een aantal activiteiten zijn jouw persoonlijke gegevens noodzakelijk. Denk hierbij aan het goed kunnen uitvoeren van de overeenkomst en de financiële afhandeling daarvan.
In bepaalde gevallen vragen wij om toestemming (bijvoorbeeld voor het ontvangen van nieuwsbrieven, deelname aan klanttevredenheidsonderzoek of het maken van beeldmateriaal). We lichten toe voor welke doeleinden we je gegevens gebruiken. Je kunt de gegeven toestemming altijd weer intrekken of je voorkeuren aanpassen.

Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?

KOO bewaart persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG. De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn. Voor sommige persoonsgegevens geldt een wettelijke bewaartermijn.

Hoe kun je jouw gegevens inzien, corrigeren of verwijderen?

Je kunt ten alle tijden de gegevens die KOO van jou bewaard opvragen. Dit doe je door een inzage- of correctieverzoek te richten aan KOO via info@koo.nl. Geef daarbij duidelijk aan dat het gaat om een inzage- of correctieverzoek op grond van de AVG. Je kunt ook verzoeken jouw gegevens te laten verwijderen, dit is alleen mogelijk voor zover KOO nog aan zijn wettelijke verplichtingen kan voldoen (zoals de wettelijke bewaartermijnen) en de overeenkomst nog kan uitvoeren die wij met jou zijn aangegaan.  

Zijn er wijzigingen in jouw persoonsgegevens (bijvoorbeeld vanwege verhuizing of omdat je een nieuw telefoonnummer hebt) dan kun je dit, net als voorheen, aangeven via info@koo.nl.

Ook ben je gerechtigd een klacht in te dienen als je van mening bent dat KOO niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat. Dit kun je doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

beveiliging van jouw gegevens

KOO gaat vertrouwelijk om jouw opgeslagen persoonsgegevens. KOO neemt passende technische en organisatorische maatregelen, zodat persoonsgegevens worden beschermd. Om jouw persoonlijke gegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik, past KOO beveiligingstechnologie toe. Van (pogingen tot) misbruik doen wij aangifte.

Geautomatiseerde besluitvorming

KOO neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een persoon (bijvoorbeeld een medewerker van KOO) tussen zit.

Gegevensdeling met derden

In opdracht van KOO kunnen derden ter uitvoering van een overeenkomst bepaalde onderdelen van de dienstverlening verzorgen. KOO maakt afspraken met deze verwerkers om vertrouwelijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen. Deze afspraken worden contractueel vastgelegd in zogeheten ‘verwerkersovereenkomsten’.

We gaan vertrouwelijkheids- en gegevensverwerking overeenkomsten aan met partners om te garanderen dat ze voldoen aan de hoogste vertrouwelijkheidniveaus en aanbevolen procedures op het gebied van privacy- en beveiligingsnormen. We evalueren deze procedures en normen regelmatig.

Jouw persoonsgegevens worden niet verhuurd of verkocht. KOO kan jouw (persoons)gegevens met derden delen wanneer je daar bijvoorbeeld zelf toestemming voor hebt gegeven, wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of wanneer KOO daartoe een wettelijke verplichting heeft.

KOO verstrekt persoonsgegevens aan handhavende autoriteiten of fraude bestrijdende organisaties wanneer dat noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

De categorieën van derden waarmee KOO gegevens deelt zijn:

  • Docenten (ZZP’ers)
  • Overheidsinstanties, zoals Gemeente Den Haag, Belastingdienst
  • Incassobureaus
  • Samenwerkingspartners
  • Onderzoeksbureaus
  • Software leveranciers

Privacybeleid van derden

Op de website van KOO zijn links opgenomen naar andere websites die niet tot KOO behoren. Wij kunnen geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de wijze waarop deze partijen omgaan met persoonsgegevens. Wij adviseren daarom, je altijd op de hoogte te laten stellen van het privacybeleid van deze partijen of om contact met hen op te nemen voor een nadere toelichting op hun beleid rond het gebruik van persoonsgegevens.

Vragen en contact

Heb je naar aanleiding van deze informatie specifieke vragen of opmerkingen over ons privacy statement? Neem dan gerust contact met ons op. Je kunt hiervoor een e-mail sturen naar info@koo.nl.

Dit Privacy Statement is voor het laatst gewijzigd op 29 juli 2021. Op onze website www.koo.nl/privacy vind je altijd de meest actuele versie.